1．はじめに：登録支援機関への入管の監査が各地で行われています

入管庁（出入国在留管理庁）は、特定技能所属機関・登録支援機関に対し、外国人の受入れが適正に行われているかを確認するための監査（実地調査）を行っています。先般、当法人が申請代行を行っている大阪の登録支援機関にこの監査が入り、当法人のスタッフが同席して、その進め方と確認のポイントを実際に目にしました。他の地域でも同様の監査が行われているという話を耳にする機会が増えています。
そこで感じたのは、「支援をしている」だけでは足りず、「支援をしていることを、担当者全員が説明できる状態」が求められているということです。記録や体制が整っていなければ、監査の場では支援をしていないのと同じ扱いを受けかねません。登録が取り消されれば、自社の事業だけでなく、委託元の企業や支援対象の外国人にも影響が及びます。
本記事では、監査に同席した経験をもとに、監査の目的と進め方、確認される観点、登録取消に至るまでの流れ、そして日頃から取り組むべき備えを、行政書士の実務の視点から整理します。

2．入管庁はどのように登録支援機関をチェックしているのか

入管庁の監督は、おおむね「届出の確認」「報告・資料の求め」「実地での調査」の3段階で行われます。どの段階でも見られているのは、支援計画どおりの支援が実際に行われ、それが書面で裏付けられているかという一点です。

段階	主なきっかけ	確認される内容
届出の確認	定期届出・随時届出の提出	記載内容の整合性、提出期限の遵守
報告・資料の求め	外国人本人や委託元からの相談、離職・所在不明の発生など	支援実施記録・面談報告書などの提出と内容の説明
実地での調査	届出や報告内容の確認、定期的な調査など	事務所での書類確認、支援担当者への個別の聞き取り

定期届出は「年1回の成績表」

2025年4月の制度見直しにより、定期届出は年1回の提出に変わりました。提出回数が減った分、1回の届出で1年間の支援状況をまとめて示すことになり、内容の正確さがこれまで以上に問われます。届出の数字と、手元の記録の数字が一致しているかどうかは、調査で真っ先に照合されるポイントです。

3．報告の求めや調査は突然やってくる

報告の求めや実地調査は、事前に日程調整がされるとは限りません。外国人本人や委託元企業からの相談、離職・所在不明の発生などをきっかけに、短い期限で資料提出を求められることもあります。「言われてから書類を揃える」体制では、提出期限に間に合わないうえ、後から作成した記録は信用性も疑われます。
なお、報告や資料の提出を求められたのに応じない、虚偽の報告や資料の提出をするといった行為は、それ自体が登録取消の対象となります。

4．入管庁が示す「監査の目的」

入管庁は、特定技能所属機関・登録支援機関向けの案内「実地調査に御協力ください」の中で、監査（実地調査）の目的を次のように示しています。

地方出入国在留管理局は、特定技能所属機関・登録支援機関に対して、外国人の受入れが適正に行われていることを確認する目的で実地調査を行っています。

つまり監査は、問題を見つけて罰するためだけのものではなく、受入れや支援が適正に行われているかを確かめるためのものです。確認の結果、基準に合わない運用があれば入管庁から指導・助言を受け、改善されなければ登録の取消しにつながることもあります。裏を返せば、監査の前に自社で不備を正しておけば、重い処分を避けられる可能性が高まります。

ポイント：責任者だけでなく、担当者一人ひとりが質問される

当法人が同席した監査で特に印象的だったのは、支援責任者だけが回答する形式ではなく、複数の支援担当者に個別に質問する形で進められたことです。

担当者一人ひとりが制度を正しく理解し、法令に沿って支援しているかを確かめる狙いがあると考えられます。責任者がどれだけ制度に詳しくても、現場の担当者が答えられなければ、体制が整っていないと判断されかねません。監査への備えは、支援業務に携わる担当者全員への周知と教育が前提になります。

5．監査で確認される8つの観点

同席した監査では、主に次の8つの観点から確認が行われました。

1. 運用要領の理解度：担当者ごとに、制度や運用要領をどこまで理解しているか


2. 支援業務の実施状況：義務的支援10項目のそれぞれについて、実際に行われているか


3. 実施状況の文書確認：支援の実施が、記録や帳簿で裏付けられているか


4. 特定活動の濫用：特定技能への移行準備などを理由とする「特定活動」の在留資格が、本来の目的どおりに使われているか


5. 入管書類の対応：届出や申請書類の作成・提出が適切に行われているか


6. 通訳・外部委託：通訳の手配や支援業務の外部委託が適切に管理されているか


7. 不法就労助長罪：就労できない外国人の就労に関与していないか


8. 入管法・関係法令の遵守：入管法をはじめ、労働関係などの法令を守っているか

ポイント：義務的支援10項目は一つずつ確認される

2つ目の「支援業務の実施状況」では、義務的支援が項目ごとに個別に確認されます。「全体としてはやっている」という説明は通用しません。

No.	義務的支援の項目
1	事前ガイダンス
2	出入国時の送迎
3	住居の確保・生活に必要な契約の支援
4	生活オリエンテーション
5	公的手続等への同行
6	日本語学習の機会の提供
7	相談・苦情への対応
8	日本人との交流促進
9	非自発的離職時の転職支援
10	定期的な面談

それぞれについて、いつ・誰が・どのように実施したかを、記録とともに説明できるようにしておく必要があります。

6．登録取消につながりやすい4つのパターン

登録取消の原因は、悪質な不正だけではありません。当法人がご相談を受ける中でも、日々の運用の小さなほころびが積み重なって問題化するケースが目立ちます。代表的なものを4つに分けて紹介します。

① 登録要件を知らないうちに満たさなくなっている

支援責任者や支援担当者が退職したのに後任を選任していない、役員の交代で欠格事由に該当する人が加わった、といったケースです。登録時には要件を満たしていても、その後の人事異動で要件を欠くことがあります。変更があったときの届出漏れも、あわせて指摘の対象になります。

② 義務的支援が「計画だけ」になっている

支援計画書には記載があるのに、事前ガイダンスや生活オリエンテーション、定期面談などが実際には行われていない、または一部しか行われていないケースです。とくに定期面談は3か月に1回以上の実施が求められており、担当人数が増えるほど実施漏れが起きやすくなります。

③ 記録が残っていない、または事実と合わない

支援はしたものの、記録を作っていない、記録の日付や内容が届出と食い違う、というケースです。調査の場では、記録がない支援は実施の証明ができません。さらに、署名の代筆や後日の記録作成など、記録を取り繕う行為は虚偽とみなされ、最も重い判断につながります。

④ 外国人の所在不明や重大トラブルを招いた

支援対象の外国人が所在不明になった場合、その背景に支援の不備がなかったかが確認されます。相談窓口が機能していなかった、母国語での対応ができていなかったなど、支援機関の責任が認められると、登録取消や新たな登録の拒否に結びつくおそれがあります。
監査から登録取消までの流れと影響
監査で法令違反が見つかっても、すぐに登録が取り消されるわけではありません。入管庁の資料「特定技能制度における行政処分等について」では、登録支援機関について次のような流れが示されています。なお、重大・悪質な法令違反や同種の違反を繰り返す場合には、改善の有無にかかわらず登録の取消しとなることがあります。

1. 実地調査：入管庁の職員が事務所を訪問し、書類の確認や担当者への聞き取りを行う


2. 法令違反の判明：基準に適合しない運用が確認される


3. 指導・助言：入管庁から是正を求められる


4. 未改善：指導に従わず、状況が改善されない


5. 登録の取消：取消から5年間は、再び登録を受けることができない

登録が取り消される主な事由

• 登録拒否事由に該当することとなったとき（支援責任者・支援担当者を選任していないなど、支援に必要な体制を有しなくなった場合を含む）


• 届出の義務を履行しなかったとき


• 委託を受けた支援計画に基づく支援業務を行わなかったとき


• 不正の手段により登録を受けたとき


• 報告や資料の提出を求められて応じない、または虚偽の報告等をしたとき

指導・助言の段階で誠実に是正すれば、取消を避けられる可能性は十分にあります。逆に、指摘を受けてからの対応が遅れると、取り返しのつかない結果になりかねません。

取消の影響は自社だけにとどまらない

登録取消は、事業を一時的に止めるものではなく、事業そのものを失いかねない処分です。影響は委託元や外国人本人にも広がります。

影響を受ける相手	起きること
自社	支援業務を継続できなくなり、登録支援機関としての事業を失う。取消から5年間は再登録できない
委託元企業	支援の委託先を急いで探し直す必要が生じ、支援計画の変更などの手続き負担が発生する
外国人本人	担当者や相談窓口が変わり、生活・就労面の支援が途切れるおそれがある

とくに、委託元企業との関係への打撃は深刻です。取消は委託元にとっても予定外の負担となり、信頼の回復は容易ではありません。だからこそ、処分を受けてから対応するのではなく、指摘を受ける前に不備をなくしておくことが何より重要です。

今日からできる自己点検チェックリスト

調査で指摘を受ける登録支援機関には、共通する「危険信号」があります。以下の項目のうち、自社に当てはまるものにチェックを付けてみてください。1つでもチェックが付いた場合は、調査で問題になるおそれがあります。早めの見直しをおすすめします。

体制・要件

• 支援責任者や支援担当者が退職・異動したまま、後任が決まっていない


• 役員や担当者を変更したが、届出をしたかどうか分からない


• 支援対象者の母国語で相談に応じられず、通訳の手配もその場しのぎになっている


• 制度について質問されたとき、支援責任者しか答えられない


• 支援担当者が、運用要領を読んだり研修を受けたりしたことがない

支援の実施と記録

• 誰の定期面談が次にいつ予定されているか、すぐに答えられない


• 面談報告書を、面談から数週間たってからまとめて作ることがある


• 電話やチャットで受けた相談は、記録に残していない


• 面談報告書の日付や人数と、届出書の記載を照らし合わせたことがない


• 義務的支援10項目のうち、記録が残っていない項目がある


• 支援の記録を、支援委託契約の終了日から1年以上保存する仕組みがない

契約・届出

• 委託元企業との契約書を、締結してから一度も見直していない


• 定期届出・随時届出の期限管理が、特定の担当者の記憶頼みになっている


• 古い様式のまま届出を作成している可能性がある

点検の習慣

• 記録の抜け漏れを、責任者が定期的に確認する仕組みがない


• 入管庁から資料提出を求められたとき、誰がどの書類を出すか決まっていない

社内の点検だけでは、「自社にとって当たり前の運用」が法令上の不備であることに気づきにくいものです。定期的に第三者の目を入れることで、見落としを防ぐことができます。

本番の監査の前に「模擬監査」で弱点を洗い出しませんか

担当者一人ひとりへの個別質問、義務的支援10項目の個別確認——実際の監査は、想像以上に細かく行われます。本番で慌てないための最も確実な方法は、本番と同じ形式の点検を事前に受けておくことです。

大房行政書士法人では、入管の監査に同席した経験をもとに、登録支援機関の皆さまに向けた監査対策サービスをご提供しています。

中心となるのは「模擬監査」です

実際の監査を想定し、複数の支援担当者への個別質問形式で予行演習を行います。担当者の回答と保管書類の両面から課題を洗い出し、改善までフォローします。模擬監査はご契約期間中に2か月に1回、計3回実施しますので、改善の成果を段階的に確認できます。

模擬監査とあわせてご提供する内容

1. 監査チェックリスト：入管が確認する観点を網羅した自己点検用のチェックリストです。監査前の準備にも、日常の点検にもお使いいただけます。


2. 保管書類チェックリスト：備付け・保存が必要な帳簿や記録類を一覧にしたものです。保存期間まで一目で確認できます。


3. 支援管理簿様式集：支援実施記録・面談記録・相談記録など、監査で提示を求められる帳簿類の様式一式です。


4. 特定技能講座のビデオ配信：担当者一人ひとりの制度理解を高め、個別質問に答えられる力を養う教育用ビデオです。


5. 相談時間無制限の顧問サービス：ご契約後は、監査対策や日々の運用について、時間を気にせずご相談いただけます。

ご利用の流れ

お問い合わせ → ヒアリング → ご契約 → 資料等のご提供 → スケジュール調整 → 模擬監査 → 改善フォロー

大房行政書士法人について

当法人は、特定技能の申請実績が累計20,000件、特定技能所属機関への対応実績が累計2,000社以上にのぼります。申請業務で培った知見と、監査に同席した実務経験の両面から、登録支援機関の適正な運営をサポートします。

不備は、見つかるタイミングによって意味がまったく変わります。監査の場で見つかれば処分の理由になりますが、模擬監査で見つかれば改善のきっかけになります。まずはお気軽にご相談ください。

▶ 監査対策サービスのお問い合わせ

大房行政書士法人（担当：中林・亀谷）

TEL：03-6424-8849

Mail：mail@gyosei-cambo.com