特定技能外国人の受入れ企業（特定技能所属機関）に対する営業活動の中で、「支援業務だけでなく、入管への在留資格の申請手続きも全部まとめてお願いできないか？」と相談されることはありませんか？企業側からすれば、窓口を一つに絞りたい（ワンストップでお願いしたい）というのは自然な要望です。しかし、登録支援機関としてこの要望にどう答えるべきか、法令に基づき慎重に判断する必要があります。

今回は、出入国在留管理庁の運用要領に基づき、登録支援機関における在留諸申請の正しい取扱いと、企業ニーズに応えるための最適な解決策について解説します。

 

１．登録支援機関は「在留諸申請」を代行できるのか？

結論から言えば、「登録支援機関として登録を受けている」という理由だけで、受入れ企業に代わって在留諸申請（書類の作成や提出の代行）を行うことはできません。

運用要領において、登録支援機関が委託を受けて行う業務は、あくまで「特定技能外国人支援計画の全部の実施」と定義されています。事前ガイダンスや生活オリエンテーション、定期的な面談などは支援業務に含まれますが、入管への申請書類作成業務等はこれに含まれていません。

また、在留諸申請の方法について、運用要領では次のように定められています。

・新たに海外から呼び寄せる場合（在留資格認定証明書交付申請）

特定技能外国人と特定技能雇用契約を締結した「受入れ機関（企業）の職員」が代理人となり行うことが可能です。

・すでに日本にいる外国人を採用・更新する場合（在留資格変更許可申請・在留期間更新許可申請）「外国人本人」、または「申請取次者等」が地方出入国在留管理局に出頭して行わなければならないとされています（オンライン申請を除く）。

つまり、申請を行うのは「受入れ企業の職員」「外国人本人」または「申請等取次者」でなければならないというルールになっています。

また、他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類を作成する業務は、行政書士法により行政書士の独占業務とされています。無資格で書類作成業務を請け負うことは法律違反になりますので絶対に避けてください。

２．「すべて自社で抱え込む」ことのリスク

受入れ企業からの「申請もやってほしい」という声に応えたいあまり、例えば「登録支援機関の職員が、企業の担当者名義で書類を作成し、申請取次資格を有した職員が提出をする」といった対応をしてしまうと、後々大きなトラブルに発展する可能性があります。

特定技能制度は、「雇用契約の適正性」や「企業の適格性」など審査のハードルが高く、要求される立証書類も多岐にわたります。万が一、不適切な書類作成により不許可となってしまった場合、受入れ企業からの信用を失うだけでなく、悪質な場合は登録支援機関としての登録許可の取り消しリスクもあります。

３．行政書士と連携するメリット

行政書士と連携することによって、受入れ企業の「丸投げしたい」というニーズに応えることが可能となります。

行政書士と連携することで、以下のようなメリットが生まれます。

コンプライアンスの徹底と安心感

複雑な在留資格申請や必要書類の収集・作成は、専門家である行政書士に任せることで、確実かつ適法に手続きを進めることができます。

本来の「支援業務」に専念できる

登録支援機関は、多言語対応や生活サポート、定期面談といった「本来の強み」である支援業務にリソースを集中させることができます。質の高い支援を提供することで、外国人の定着率向上に貢献できます。

顧客ニーズを満たすワンストップサービスの提供

「当機関では申請はできません」と断るのではなく、「当機関と提携している専門の行政書士をご紹介し、申請については行政書士との直接契約で依頼が可能です。支援も手続きも一括してご相談いただけます。」と提案することで、受入れ企業の負担を軽減し、他社との差別化を図ることができます。

４．大房行政書士法人に依頼するメリット

大房行政書士法人では、行政書士として法務の専門知識・実務面でのサポートが可能です。加えて、登録支援機関「株式会社KMT」も運営していることから、現場の実務知識も併せ持っているという強みもあります。

このように、法的な手続きと外国人材の生活支援という両方の最前線にいるからこそ、常に最新の情報をキャッチし、実践的なアドバイスをご提供できます。

登録支援機関運営でお悩みの方は、どうぞお気軽にご相談ください。