1． はじめに

登録支援機関は、支援業務を継続するにあたって、出入国在留管理庁への届出が義務付けられています。この届出が適切に行われていないと、登録支援機関の登録取り消しの理由にもなるため、適切に届出を進めることが必要ですが、必要な書類が多かったり、届出をするタイミングが分かりづらかったりと、ミスも起こりやすくなっていますので、専門家と連携した届出の実施が推奨されます。

2． 届出の種類と提出書類

登録支援機関に求められる届出には、「定期届出」と「随時届出」の2種類があります。

(ア) 定期届出

定期届届出は、受け入れ企業から支援業務をすべて委託されている場合のみ必要な届出となります。届出の際に必要な書類は以下です。
 【必須】支援実施状況に係る届出書（参考様式第4-3号）
 【必須】1号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第4-3号（別紙））
 相談記録書（参考様式第5-4号）
 相談・苦情対応が発生した場合に提出が必要
 全ての相談・苦情案件について「対応結果」まで記載が必要
 定期面談報告書（特定技能外国人用）（参考様式第5-5号）
 届出対象期間中に定期面談を実施した場合に提出
 定期面談報告書（監督者用）（参考様式第5-6号）
 届出対象期間中に定期面談を実施した場合に提出
 転職支援実施報告書（参考様式第5-12号）
 「非自発的離職時の転職支援」を実施した場合に提出
 支援未実施に係る理由書（参考様式第5-13号）
 1号特定技能外国人支援計画書において実施予定だった支援が未実施となった場合に提出
 理由書（任意様式）
 届出期間内に届出ができなかった場合に、届出ができなかった理由を記載して提出
 その他特別に事情を説明する必要がある場合に提出
また、届出の提出先は登録支援機関の住所を管轄する地方出入国在留管理官署ではなく、支援委託契約の相手方である特定技能所属機関（本店又は主たる事務所）の住所を管轄する地方出入国在留管理官署に持参又は郵送により提出となります。
加えて、届出は4月1日〜翌年3月31日の1年間分を、翌年の4月1日〜5月31日までに提出するよう定められています。
そのため、提出先と提出期限にも気を付けましょう。

(イ) 随時届出

随時届出が必要な場合は、大きく分けて①登録支援機関の登録事項を変更したとき、②支援業務を休止／廃止したとき、③支援業務を再開するとき、の3パターンです。

① 登録支援機関の登録事項を変更したとき

入管庁のホームページで公表されている登録支援機関登録簿に記載された登録事項に変更が生じた場合に必要な届出です。変更が生じた日から14日以内に、登録支援機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局まで届出が必要です。変更事由によって届出書の様式が変わりますので、注意が必要です。また、複数事項の同時変更の場合、登録事項変更に関する届出書別紙（参考様式4-4）を添付することで、まとめて届出を行うことも可能です。
詳しくは以下の表を参照してください。（出典：出入国在留管理庁「提出書類一覧表〔登録支援機関〕」https://www.moj.go.jp/isa/content/001361529.pdf）

② 支援業務を休止／廃止したとき

支援業務の休止または廃止に係る届出書（参考様式第4-1号）を、登録支援機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局までこちらの届出を提出します。届出の期日は支援業務の休止・廃止日から14日以内となっています。また、支援業務を廃止する場合には、届出書だけではなく登録支援機関登録通知書の原本を返納する必要がありますので、届出書の添付書類として通知書も提出します。

③ 支援業務を再開するとき

支援業務の再開に係る届出書（参考様式第4-2号）を、登録支援機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局までこちらの届出を提出します。届出の期日は支援業務の再開予定日の1か月前までとなっていますので、こちらも早めに対応が必要です。また、支援業務の休止原因が「支援業務を的確に遂行するために必要な体制が整備されていないこと」である場合には、体制整備がされていることを証明する資料を添付書類として提出する必要があるため、忘れずに提出しましょう。
定期届出・随時届出ともに、細かなマニュアルや参考様式などは、出入国在留管理庁サイトにも記載されていますので、届出の実施前には以下のページを必ず確認してください。
https://www.moj.go.jp/isa/applications/ssw/nyuukokukanri10_00002.html

3． 届出を行うタイミング

定期届出は今まで四半期に1回の実施が必要でしたが、2025年4月より、1年に1回の実施となり、大幅に回数が緩和されました。その分、届出の対象期間も長くなるため、定期面談の実施資料等も、届出のタイミングで必要な資料が参照できるよう、書類管理体制も見直しておきましょう。
随時届出は、届出をする事由が発生してから14日以内の提出が義務付けられています。期日をすぎないよう、急ぎ届出の対応を行うようにしましょう。

4． 専門家に相談するメリット

登録支援機関の届出の実施は、特定技能所属機関が実施するものと比較すると少なく、簡単なように思われがちですが、届出が適切に行われていなければ、登録支援機関事業の継続にも関わります。また、届出が1年に1回になったことで、今後随時届出が必要になるタイミングが増える可能性もあります。
事業継続に関係する制度の変更が高頻度で起こる特定技能関連業務においては、特定技能に精通した専門家との連携で、適法に事業遂行を行うことが重要です。

5． 登録支援機関の運営については大房行政書士法人までご相談ください

大房行政書士法人では、特定技能の在留資格の申請業務を数多く実施しています。また、別法人での登録支援機関事業も通じて、登録支援機関事業の実務に関する知見も有しておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。