近年、日本では、労働人口の減少による人手不足を背景として、外国人労働者の積極的な受け入れが進んでいます。特に、特定技能制度の導入により、一定の専門性・技能を持つ外国人が、幅広い分野で就労できるようになりました。この特定技能制度においては、外国人側の要件、外国人を雇用する企業（受入れ機関）側の義務などが詳細に定められていますが、それに関連して重要な役割を担っているのが「登録支援機関」です。

本記事では、「登録支援機関」とはどのような機関なのかということや、登録支援機関の登録にあたって必要な要件や手続きなどについて解説いたします。

 

１．登録支援機関とは

登録支援機関の役割

特定技能外国人を雇用する企業（受入れ機関）は、その雇用にあたって、特定技能外国人の生活・就労に関するサポートを行うことが義務付けられており、その支援業務の内容も、詳細に定められています。たとえば、住居の確保や公的手続きの支援、日本語学習の支援など、日常生活に密接に関わるサポートも必要です。

しかし、特定技能外国人の受入れに慣れていなかったり、社内の支援体制を整えていない企業が、これらの支援業務を行うことは、現実的に難しいこともあります。登録支援機関は、このような企業（受入れ機関）からの委託を受け、特定技能外国人の支援を行うことができる機関です。

登録支援機関は、特定技能外国人が日本で安心して働けるようにすることを目的としており、外国人本人だけでなく、受入れ企業にとっても重要なパートナーとなります。

 

登録支援機関の業務内容

登録支援機関が行う支援業務は、出入国在留管理庁によって明確に定められています。主な業務は以下の10項目です。

 

①事前ガイダンスの提供：雇用契約の内容や労働条件、日本の生活習慣などを、外国人が入国する前に、正しく理解できるように説明を行います。

②出入国時の送迎：外国人が出入国をする際に、空港と住居の間を送迎し、初めての来日に不安がある外国人をサポートします。

③住居確保・生活に必要な契約支援：賃貸契約の支援や携帯電話の契約、銀行口座の開設など、日本での生活を始めるにあたって必要な手続きのサポートをします。

④生活オリエンテーションの実施：日本での基本的なマナーや交通ルール、ゴミ出しの仕方などを教え、外国人が地域で安心して暮らせるよう支援します。

⑤公的手続きへの同行：住民登録や社会保険加入などの行政手続きに際して同行し、スムーズな手続きの完了を助けます。

⑥日本語学習の支援：日本語教室の紹介や学習教材の案内などを通じて、外国人本人の語学力の向上を支援します。

⑦相談・苦情対応：職場や普段の生活に関する悩み事などをヒアリングし、必要に応じて適切な対応を行います。

⑧日本人との交流促進：地域イベントへの紹介をし、参加を促すなど、外国人が地域社会とのつながりを作る支援をします。

⑨転職時の支援：雇用契約の解除の際に、新たな就職先を探すサポートをします。

⑩定期的な面談と報告：外国人と定期的に面談を行い、その状況を報告書としてまとめ、出入国在留管理庁に提出します。

 

２．登録支援機関になるためには

登録支援機関の要件

登録支援機関になるためには、以下の要件をすべて満たす必要があります。

 

①支援責任者及び１名以上の支援担当者（常勤が望ましい）を選任していること。（兼任も可）

②以下のいずれかに該当すること。

・ 登録支援機関になろうとする個人または団体が、２年以内に中長期在留者(就労資格に限る)の受入れ実績があること。

・ 登録支援機関になろうとする個人または団体が、２年以内に報酬を得る目的で、業として、外国人に関する各種相談業務に従事した経験を有すること。

・ 選任された支援担当者が、過去５年間に２年以上中長期在留者(就労資格に限る。)の生活相談業務に従事した経験を有すること。

・ 上記のほか、登録支援機関になろうとする個人または団体が、これらと同程度に③支援業務を適正に実施できると認められていること。

④外国人が十分理解できる言語で情報提供等の支援を実施することができる体制を有していること。

⑤１年以内に責めに帰すべき事由により特定技能外国人または技能実習生の行方不明者を発生させていないこと。

⑥支援の費用を直接又は間接的に外国人本人に負担させないこと。

 

特に、④の支援体制においては、外国人が理解できる言語での支援が求められるため、ベトナム語・中国語・インドネシア語など、外国人に合わせた多言語対応ができるかがポイントとなります。

 

支援責任者の要件

登録支援機関では、上述したように、支援業務を担当する「支援担当者」と、支援業務を統括する「支援責任者」の設置が義務付けられています。支援責任者とは、支援業務が適切に行われるよう、担当者を監督する立場にあります。支援責任者は、常勤であることは必須条件ではないため、非常勤の役員や、非正規雇用の職員であっても支援責任者として選任することができます。支援責任者は、主に以下のような内容についての統括管理を行います。

 

支援責任者の統括範囲

・１号特定技能外国人支援計画の作成に関すること

・支援担当者その他支援業務に従事する職員の管理に関すること

・支援の進捗状況の確認に関すること

・支援状況の届出に関すること

・支援状況に関する帳簿の作成及び保管に関すること

・制度所管省庁、業所管省庁その他関係機関との連絡調整に関すること

・その他支援に必要な一切の事項に関すること

 

次に、支援責任者が満たさなければならない要件について解説します。

 

①受入れ機関における、支援責任者選任にあたっての要件

受入れ機関が自社で特定技能外国人の支援を行うにあたって、自社内から支援責任者を選出する場合には、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

(1)過去２年間に就労系の在留資格を持つ外国人の受入れまたは管理を適正に行なった実績があり、かつ、役員または職員の中から選任していること

(2)受入れ機関の役員または職員であって、過去２年間に就労系の在留資格をもって在留する中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を持つ者の中から選任していること

(3)(1)または(2)に適合する者のほか、それと同程度に支援業務を適正に実施することができる者として、出入国在留管理理庁長官が認めた者で、受入れ機関の役職員である者の中から選任していること

 

要は、受入れ機関、またはその役職員のどちらかに実績がある、もしくは実績があるのと同等の状態であると認められれば、支援責任者を選出することが可能となります。

 

②登録支援機関における、支援責任者選任にあたっての要件

登録支援機関として登録をするには、以下に記載する全ての要件を満たす支援責任者を選任しておく必要があります。

・登録支援機関の登録拒否事由に該当しない

・支援を行う受入れ機関の役員の配偶者や２親等以内の親族、その他密接な関係を有する者ではない

・過去5年間、支援を行う受入れ機関の役員または職員ではない

 

また、登録支援機関としての要件の中の一つに、「選出された支援責任者および支援担当者が、過去5年間に2年以上中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を有すること」というものがあるため、当然のことながら、支援責任者はこれを満たしている必要があります。

 

３．申請手続きの流れ

登録支援機関になるためには、出入国在留管理庁に申請を行い、審査を経て登録される必要があります。ここでは、申請の大まかな流れについて解説します。

 

必要書類

主な提出書類は以下のとおりです。

・登録申請書

・履歴事項全部証明書（法人の場合）

・定款の写し

・住民票（個人事業主の場合）

・事業の概要を記載した資料

・支援責任者・担当者の履歴書と職務経歴書

・支援業務の実施体制図

 

必要な書類が足りていなかったり、書類の記載内容に不備があったりすると、審査に時間がかかってしまったり、不許可となってしまうリスクもあるため、事前の確認と準備を十分に行うことが重要です。

 

申請後の確認と待機期間

書類を提出すると、出入国在留管理庁で形式的・実質的な審査が行われます。審査に要する期間は通常3～4ヶ月程度ですが、何らかの不備や確認事項があった場合、それ以上の時間がかかることもあります。

申請内容に問題がなければ、「登録支援機関」としての認可が下り、登録完了通知が届きます。

 

登録後の業務開始までの流れ

登録完了後は、特定技能外国人の支援業務を正式に開始することができます。

まずは受け入れ企業との間で特定技能外国人に関する支援業務の委託契約を結び、支援計画を作成・実施することで、実際の支援活動が始まります。先述したように、支援内容は記録をし、定期的に出入国在留管理庁へ報告しなければなりません。

 

４．当事務所のサポート

当事務所では、これから登録支援機関を設立したいとお考えの方に向けて、登録支援機関としての登録要件を満たしているかのチェックや、満たすためのアドバイス、実際に申請を行うにあたっての必要書類の準備・作成のサポートや、申請手続きの代行など、登録支援機関登録のためのトータルサポートを行っております。

また、当事務所は、行政書士法人の他に、登録支援機関としての役割も持つ株式会社ＫＭＴを運営しています。そのため、登録支援機関の運営についても精通しており、実務に即したアドバイスを行うことが可能です。受入れ企業への営業のサポートなども行っているため、登録後の運営・収益化に不安があるという方のご相談にも対応しております。

「登録支援機関を設立したいがどうすれば良いかわからない」、「登録支援機関を設立したものの、運営面でうまくいかずに悩んでいる」という方は、是非一度、当事務所にご相談ください。